Comment envoyer une mise en demeure par courriel certifié

Vous avez rédigé votre mise en demeure — par vous-même, avec l'aide d'une clinique juridique ou d'un avocat — et vous devez maintenant l'envoyer avec une preuve de réception. Voici comment utiliser le courriel certifié pour le faire rapidement et à moindre coût.

Pourquoi le courriel certifié?

L'envoi d'une mise en demeure nécessite une preuve que le destinataire l'a bien reçue. Traditionnellement, on utilisait le courrier recommandé (3 à 10 jours, 15 à 25 $) ou un huissier de justice (75 $ et plus). Le courriel certifié offre une alternative plus rapide et plus abordable.

Au Québec, l'article 31 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI) prévoit qu'un document technologique est présumé transmis lorsque le geste qui marque le début de son parcours vers le destinataire est accompli par l'expéditeur. Cette loi reconnaît la valeur juridique des documents transmis par voie électronique, à condition que leur intégrité soit assurée.

Le courriel certifié génère un rapport de preuve horodaté qui confirme l'envoi, la livraison au serveur du destinataire, et l'empreinte numérique du document. Ce rapport peut être présenté en preuve devant un tribunal, incluant le Tribunal administratif du logement.

Ce qu'il vous faut

Pour envoyer une mise en demeure par courriel certifié avec Locato, vous avez besoin de trois choses :

• Votre mise en demeure en format PDF — rédigée par vous, un avocat, une clinique juridique, ou générée par un outil en ligne.
• L'adresse courriel du destinataire — idéalement une adresse que cette personne utilise régulièrement et avec laquelle vous avez déjà communiqué.
• Le nom complet et l'adresse postale du destinataire, qui apparaîtront dans le rapport de preuve.

Il est important que le destinataire ait consenti à recevoir des communications par courriel, de façon explicite (échange de courriels antérieurs, clause dans le bail) ou implicite (communications régulières par courriel). Si vous n'avez jamais communiqué par courriel avec cette personne, envisagez d'envoyer également une copie par courrier recommandé en complément.

Étapes pour envoyer avec Locato

Le processus prend quelques minutes :

1. Téléversez votre PDF. Rendez-vous sur la page d'envoi et téléversez votre mise en demeure en format PDF (maximum 10 Mo).
2. Remplissez les coordonnées. Indiquez votre nom complet, le nom du destinataire, son adresse courriel et son adresse postale.
3. Confirmez et payez. Vérifiez les informations, confirmez le consentement du destinataire à recevoir des communications par courriel, puis procédez au paiement de 9,99 $.
4. Envoi et preuve de réception. Le courriel certifié est envoyé au destinataire. Vous recevez un rapport de preuve horodaté en PDF que vous pouvez télécharger et conserver.

Ce que contient le rapport de preuve

Le rapport de preuve généré par Locato inclut les éléments suivants :

• La date et l'heure exactes de l'envoi
• La confirmation de livraison au serveur de messagerie du destinataire (réponse SMTP)
• La détection de l'ouverture du courriel, lorsque possible
• L'empreinte numérique (hash SHA-256) de votre document PDF, qui permet de prouver que le document n'a pas été altéré
• L'identité de l'expéditeur et du destinataire

Ce rapport est conforme aux exigences de la LCCJTI en matière de preuve de transmission de documents technologiques. Conservez-le précieusement — il constituera une pièce de votre dossier si vous devez éventuellement déposer une demande au Tribunal administratif du logement ou devant tout autre tribunal.

Quand choisir un autre mode d'envoi

Le courriel certifié convient à la grande majorité des mises en demeure entre locataires et propriétaires. Il existe toutefois des situations où un autre mode d'envoi peut être préférable :

• Montants très élevés — Si votre réclamation dépasse plusieurs milliers de dollars, la signification par huissier offre la preuve la plus solide et élimine tout doute sur la réception.
• Aucun consentement au courriel — Si vous n'avez jamais communiqué par courriel avec le destinataire et que rien dans votre bail ne prévoit la communication électronique, envoyez par courrier recommandé ou par huissier.
• Destinataire potentiellement contestataire — Si vous anticipez que le destinataire niera avoir reçu le document, un huissier qui remet en mains propres offre une preuve irréfutable.

Pour une comparaison plus détaillée des modes d'envoi, consultez notre article Courriel certifié vs courrier recommandé.