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Qu'est-ce qu'un courriel certifié? Définition et fonctionnement
Réponse courte
Un courriel certifié est un courriel dont la transmission est documentée par un tiers : horodatage de l’envoi à la seconde près, confirmation de livraison au serveur du destinataire (réponse SMTP), empreinte numérique (SHA-256) du document transmis et, lorsque possible, détection de l’ouverture. Le tout est compilé dans un rapport de preuve qui permet de démontrer qu’un document précis a été envoyé et reçu, à un moment précis.
Comment fonctionne un courriel certifié?
Contrairement à un courriel ordinaire, où rien n’est conservé de façon indépendante, l’envoi certifié passe par une plateforme qui capture et conserve chaque étape de la transmission :
- L’horodatage de l’envoi : date, heure, minute et seconde du départ du courriel.
- La confirmation de livraison : la réponse du serveur de courriel du destinataire (accusé SMTP) confirmant que le message a été remis à la boîte de réception.
- L’empreinte numérique du document : un hachage SHA-256 calculé sur le fichier transmis, qui permet de démontrer que le document n’a pas été modifié depuis l’envoi.
- La détection d’ouverture : lorsque le logiciel de courriel du destinataire le permet.
Ces renseignements sont assemblés dans un rapport de preuve PDF que vous pouvez télécharger, conserver et produire au besoin.
Quel est le cadre juridique au Québec?
Au Québec, la transmission de documents technologiques est encadrée par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI). Deux articles sont particulièrement pertinents. D’abord, l’article 28 permet la transmission par voie technologique, même lorsqu’une loi parle de poste recommandée :
« Un document peut être transmis, envoyé ou expédié par tout mode de transmission approprié à son support, à moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un mode spécifique de transmission. [...] De même, lorsque la loi prévoit l’utilisation de la poste recommandée, cette exigence peut être satisfaite, dans le cas d’un document technologique, au moyen d’un accusé de réception sur le support approprié signé par le destinataire ou par un autre moyen convenu. »
: Article 28, LCCJTI (LégisQuébec)
Ensuite, l’article 31 précise comment établir le moment de l’envoi et de la réception : par un bordereau d’envoi, un accusé de réception ou les renseignements conservés avec le document lorsqu’ils garantissent la date, l’heure, la minute et la seconde de la transmission ainsi que sa provenance et sa destination. C’est précisément ce que contient un rapport de preuve de courriel certifié.
Courriel certifié, recommandé ou huissier : que choisir?
| Courriel certifié | Courrier recommandé | Huissier | |
|---|---|---|---|
| Coût | 14,99 $ (Locato) | 15 $ à 25 $ | 70 $ à 150 $ |
| Délai de livraison | Quelques minutes | 5 à 10 jours ouvrables | 1 à 5 jours ouvrables |
| Preuve produite | Rapport horodaté (envoi, livraison, empreinte SHA-256) | Suivi et signature du destinataire | Procès-verbal de signification (acte authentique) |
| Déplacement requis | Aucun | Bureau de poste | Aucun |
| Si le destinataire refuse | Livraison au serveur documentée | Retour à l’expéditeur après 15 jours | Signification subsidiaire possible |
Pour une comparaison détaillée avec la jurisprudence, consultez notre article courriel certifié vs courrier recommandé.
Quand utiliser un courriel certifié?
Le courriel certifié convient chaque fois que vous devez transmettre un document important et pouvoir en prouver la réception : une mise en demeure, un avis à un locataire ou à un propriétaire, une réclamation à un commerçant, la résiliation d’un contrat de service. Il est particulièrement utile quand le délai compte : le document est reçu en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs jours.
Avec Locato, vous téléversez votre document PDF, indiquez les coordonnées du destinataire et recevez votre rapport de preuve : le tout en quelques minutes, pour 14,99 $, sans compte ni abonnement.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un courriel certifié?
Un courriel certifié est un courriel accompagné d'un rapport de preuve produit par un tiers : horodatage de l'envoi, confirmation de livraison au serveur du destinataire (réponse SMTP), empreinte numérique (SHA-256) du document et, lorsque possible, détection de l'ouverture. Il sert à démontrer qu'un document a été transmis et reçu.
Le courriel certifié est-il légal au Québec?
Oui. La LCCJTI encadre la transmission de documents technologiques au Québec. Son article 28 prévoit qu'une exigence de poste recommandée peut être satisfaite pour un document technologique au moyen d'un accusé de réception ou d'un autre moyen convenu, et son article 31 permet d'établir le moment de l'envoi et de la réception par les renseignements conservés avec le document.
Combien coûte un envoi par courriel certifié?
Avec Locato, l'envoi certifié d'une mise en demeure coûte 14,99 $, sans abonnement ni compte requis. En comparaison, un courrier recommandé coûte de 15 $ à 25 $ et prend plusieurs jours, et une signification par huissier coûte de 70 $ à 150 $.