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Qu'est-ce qu'un courriel certifié? Définition et fonctionnement
Réponse courte
Un courriel certifié est un courriel dont la transmission est documentée par un tiers : horodatage de l’envoi à la seconde près, confirmation de livraison au serveur du destinataire (réponse SMTP), empreinte numérique (SHA-256) du document transmis et, lorsque possible, détection de l’ouverture. Le tout est compilé dans un rapport de preuve qui permet de démontrer qu’un document précis a été envoyé et reçu, à un moment précis.
Comment fonctionne un courriel certifié?
Contrairement à un courriel ordinaire, où rien n’est conservé de façon indépendante, l’envoi certifié passe par une plateforme qui capture et conserve chaque étape de la transmission :
- L’horodatage de l’envoi : date, heure, minute et seconde du départ du courriel.
- La confirmation de livraison : la réponse du serveur de courriel du destinataire (accusé SMTP) confirmant que le message a été remis à la boîte de réception.
- L’empreinte numérique du document : un hachage SHA-256 calculé sur le fichier transmis, qui permet de démontrer que le document n’a pas été modifié depuis l’envoi.
- La détection d’ouverture : lorsque le logiciel de courriel du destinataire le permet.
Ces renseignements sont assemblés dans un rapport de preuve PDF que vous pouvez télécharger, conserver et produire au besoin.
Quel est le cadre juridique au Québec?
Au Québec, la transmission de documents technologiques est encadrée par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI). Deux articles sont particulièrement pertinents. D’abord, l’article 28 permet de transmettre un document par tout mode approprié à son support, à moins que la loi n’exige un mode précis :
« Un document peut être transmis, envoyé ou expédié par tout mode de transmission approprié à son support, à moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un mode spécifique de transmission. »
: Article 28, LCCJTI (LégisQuébec)
Le même article prévoit que, lorsqu’une loi exige la poste recommandée, un document technologique y satisfait au moyen d’un accusé de réception signé par le destinataire ou par un autre moyen convenu. Un courriel certifié ne remplit pas ces conditions à lui seul : il ne remplace donc pas le recommandé lorsqu’une loi l’exige. Pour une mise en demeure, la loi exige seulement un écrit (art. 1595 C.c.Q.), et c’est l’article 31 qui compte.
L’article 31 précise comment établir le moment de l’envoi et de la réception : par un bordereau d’envoi, un accusé de réception ou les renseignements conservés avec le document lorsqu’ils garantissent la date, l’heure, la minute et la seconde de la transmission ainsi que sa provenance et sa destination. C’est précisément ce que contient un rapport de preuve de courriel certifié.
Courriel certifié, recommandé ou huissier : que choisir?
| Courriel certifié | Courrier recommandé | Huissier | |
|---|---|---|---|
| Coût | 14,99 $ (Locato) | ≈ 14,59 $ avant taxes | 70 $ à 150 $ |
| Délai de livraison | Quelques minutes | 2 à 3 jours ouvrables | 1 à 5 jours ouvrables |
| Preuve produite | Rapport horodaté (envoi, livraison, empreinte SHA-256) | Suivi et signature du destinataire | Procès-verbal de signification (acte authentique) |
| Déplacement requis | Aucun | Bureau de poste | Aucun |
| Si le destinataire refuse | Livraison au serveur documentée | Retour à l’expéditeur après 15 jours | Signification subsidiaire possible |
Pour une comparaison détaillée avec la jurisprudence, consultez notre article courriel certifié vs courrier recommandé.
Quand utiliser un courriel certifié?
Le courriel certifié convient chaque fois que vous devez transmettre un document important et pouvoir en prouver la réception : une mise en demeure, un avis à un locataire ou à un propriétaire, une réclamation à un commerçant, la résiliation d’un contrat de service. Il est particulièrement utile quand le délai compte : le document est reçu en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs jours.
Avec Locato, vous téléversez votre document PDF, indiquez les coordonnées du destinataire et recevez votre rapport de preuve : le tout en quelques minutes, pour 14,99 $, sans compte ni abonnement.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un courriel certifié?
Un courriel certifié est un courriel accompagné d'un rapport de preuve produit par un tiers : horodatage de l'envoi, confirmation de livraison au serveur du destinataire (réponse SMTP), empreinte numérique (SHA-256) du document et, lorsque possible, détection de l'ouverture. Il sert à démontrer qu'un document a été transmis et reçu.
Le courriel certifié est-il légal au Québec?
Oui. L'article 28 de la LCCJTI permet de transmettre un document par tout mode approprié à son support, à moins que la loi n'exige un mode précis. L'article 31 prévoit qu'un document technologique est présumé reçu lorsqu'il devient accessible à l'adresse que le destinataire indique ou représente publiquement comme l'emplacement où il accepte de recevoir des documents, et permet d'établir le moment de l'envoi et de la réception par les renseignements conservés avec le document. Le courriel certifié ne remplace toutefois pas le recommandé lorsqu'une loi exige précisément la poste recommandée.
Combien coûte un envoi par courriel certifié?
Avec Locato, l'envoi certifié d'une mise en demeure coûte 14,99 $, sans abonnement ni compte requis. En comparaison, un courrier recommandé coûte environ 14,59 $ avant taxes et prend de 2 à 3 jours ouvrables au Québec, et une signification par huissier coûte de 70 $ à 150 $.